Hvad er en kreditnota?

En kreditnota kaldes også en negativ faktura – eller en omvendt faktura. Den udstedes på samme måde som en almindelig faktura, men i stedet for at indeholde et krav om betaling fra køber, er det i stedet dokumentation for en betaling fra sælger til køber.

Normalt udsteder man som virksomhed en kreditnota til køber, hvis der allerede er betalt for varer eller ydelser, som viser sig ikke at leve op til købers forventninger.

Bemærk, at en kreditnota ikke er det samme som en refundering. Målet med en kreditnota er, at køber kan modregne beløbet mod den oprindeligt udstedte faktura.

Hvornår udarbejder man en kreditnota?

Der kan være flere mulige grunde til at udstede en kreditnota til en køber.

Den første mulighed er, at kunden har foretaget et fejlkøb eller fortryder sit køb. Hvis sælger er indstillet på det, kan varerne så returneres, og køberen bliver krediteret en del af det oprindelige fakturabeløb.

En anden mulighed er, at der simpelthen er fejl i den oprindelige faktura. Hvis køber gør indsigelse mod fakturabeløbets størrelse, kan sælger udstede en kreditnota, hvorefter køber så betaler det beløb, der er forskellen mellem faktura og kreditnota.

Der kan også være fejl eller mangler ved de leverede varer, som køber skal kompenseres for. Det kan så føre til returnering af nogle af varerne eller et generelt prisafslag fra sælger, som man bliver enig med køber om.

Beløbet på kreditnotaen kan modregnes i den endnu ikke betalte oprindelige faktura, udstedes som et tilgodebevis eller overføres til købers bankkonto.

Kreditnota og faktura sikrer bogføringens integritet

En virksomheds fakturering er noget af det vigtigste at have styr på. Det er der, virksomhedens indtjening skal komme fra, så fakturering skal ikke have fejl. Samtidig er fejlbehæftede fakturaer noget af det, som irriterer købere allermest. Så det er vigtigt, at der faktureres korrekt.

Det hænder dog, at der sker fejl og misforståelser. For at sikre at alting glider så nemt som muligt samtidig med, at bogføringen fastholder 100% sporbarhed, så er man altså kommet op med kreditnotaer.

De bogføres sammen med fakturaer, så den samlede fakturering kan opgøres, samtidig med, at man kan se de oprindeligt udstedte fakturaer. For et af de helt hellige principper i bogføring er, at man ikke sletter noget. Man bogfører nye transaktioner for at kompensere for eventuelle fejl. Det er vigtigt, at alle transaktioner kan ses i bogføringen – også selvom der er sket fejl undervejs.