Vi har lavet en række hjælpeguides til brug i dagligdagssituationer og generel forståelse i brugen af systemet.
Guides ligger under kategorien med samme navn som menupunktet.
Indlæs en FIK indbetalingsfil
kERP understøtter indlæsning af FIK-indbetalingsfiler i det standardiserede PBS-format (FI-indbetalingssystemet). Denne funktion gør det nemt at overføre dine registrerede kundebetalinger fra banken direkte til dit regnskab, så du slipper for manuelt at afstemme hver enkelt betaling. Nedenfor gennemgår vi trin for trin, hvordan du henter og indlæser din FIK-fil.
- Gå først ind i din netbank og find funktionen til at udlæse FIK- eller FI-indbetalingsfiler. De fleste banker har en særskilt sektion til dette under virksomhedens betalingsoversigt eller kontoafstemning. Hvis du er i tvivl om, hvor du finder eksporten, kan du i din netbank søge efter en vejledning eller kontakte bankens erhvervssupport.
- Gem filen på din computer. I de fleste tilfælde vil filen blive placeret i din Downloads-mappe, medmindre du selv vælger et andet sted. Filen vil typisk have et navn og format som
FI_Indbetalinger.txteller lignende, afhængig af bankens opsætning. - Log derefter ind i kERP, gå til Bogføring i menuen, og vælg Kassekladde. Her håndteres både manuelle og automatiske indbetalinger.
- Klik på knappen Indlæs FI-indbetalingsfil. Find og vælg den fil, du hentede fra din netbank.
Når du har valgt filen, åbnes en popup, hvor du kan vælge, hvordan systemet skal behandle indbetalingerne:
Auto-afstem matchende linjer: Hvis du vælger denne mulighed, vil kERP automatisk finde og bogføre indbetalinger, der kan matches direkte med åbne fakturaer i systemet. Det anbefales for at spare tid og minimere manuelle trin.
Opret som kassekladdelinjer: Hvis du foretrækker at gennemgå alt manuelt, kan du lade systemet oprette posterne som kladdeposter. Du kan herefter selv godkende og bogføre hver enkelt linje.
Bemærk, at indbetalinger, som systemet ikke kan matche automatisk – for eksempel på grund af forkert eller manglende betalings-ID – altid overføres som kassekladdelinjer, uanset hvilken metode du vælger. Du kan herefter selv gennemgå disse og tilknytte dem til den korrekte faktura manuelt.
Når filen er indlæst, får du en kort statusoversigt, der viser, hvor mange betalinger der blev matchet automatisk, og hvor mange der kræver manuel behandling. Funktionen sikrer en hurtig og præcis bogføring af dine FI-indbetalinger, samtidig med at du bevarer fuld kontrol over, hvordan betalingerne registreres i dit regnskab.
Hvad er PBS-format?
PBS fil format er Payment Business Service som er det format de fleste store danske netbanker understøtter.
Hos nogle banker der skal tilkøbes special adgang til din erhvervskonto for at kunne udlæse FIK filen.
Hos Jyskebank hedder det f.eks Netbank Plus
Kontakt din bank for nærmere information.