Hjælp til bogføring

CSV-Import finansposter

Oprettelse af ny import

Tryk på knappen ”Tilføj” nederst på listen over eksisterende importer. Hvis du tidligere har lavet en CSV-import af finansposter, vil du kunne se disse på listen. Ellers vil den være tom.

I feltet ”Navn” giver du importen et sigende navn. Navnet bruges blot til genkendelse, så det er ikke vigtigt, hvad du skriver – det skal bare hjælpe dig med at huske, hvad importen vedrører.

I feltet ”CSV-fil” vælger du den fil, du ønsker at importere. CSV-filen skal som minimum indeholde følgende kolonner: beløb, dato, beskrivelse og konto.

Indstillinger for indlæsning

Når filen senere læses ind, oprettes posteringerne i kassekladder, som du efterfølgende kan bogføre.

I feltet ”Opdel efter” kan du vælge, om posteringerne skal samles i kassekladder baseret på dato, eller om de også skal opdeles efter beskrivelse. Det sidste giver en mere detaljeret opdeling, men kræver mere manuelt arbejde, hvis linjer med samme formål ikke har identisk beskrivelse – du skal i så fald flytte dem manuelt mellem kladder for at kunne bogføre korrekt.

I feltet ”Bogfør automatisk” kan du vælge, om systemet automatisk skal forsøge at bogføre de oprettede kladder. Hvis du vælger Ja, men en kladde ikke stemmer, vil den forblive åben, og du skal selv rette den, før den kan bogføres.

Klik på ”Opret” for at starte importen.

Kolonnetilknytning

Når systemet har læst din CSV-fil, vises en liste over de kolonner, filen indeholder. Du skal nu for hver kolonne angive, hvilken type data den repræsenterer.

Følgende valgmuligheder er tilgængelige for hver kolonne:

• Ignorer: Data i denne kolonne bruges ikke
• Konto: Bruges til at matche posteringen til en konto. Hvis du både har kontonavn og -nummer, kan du vælge kontonavn og ignorere nummeret, da navne oftest er lettere at matche.
• Beskrivelse: Teksten der beskriver posteringen
• Debit-værdi: Beløbet i debit. Hvis du ikke har en særskilt kolonne for kredit, skal denne bruges som standard
• Kredit-værdi: Angives kun, hvis din CSV-fil har separat kolonne for kreditbeløb
• Dato: Datoen for posteringen
• Moms: Bruges, hvis kolonnen indeholder oplysninger om momsstandard
• Vigtigt: CSV-filen skal som minimum have kolonner for: Debit-værdi, Beskrivelse, Dato og Konto. De øvrige er valgfrie.

Konto-tilknytning

Klik på knappen ”Indlæs konti”.

Siden opdateres, og i højre side vises en liste over de konti, systemet kunne identificere ud fra den valgte kontokolonne. Hvis listen ikke stemmer overens med dine forventninger, kan du ændre dine valg i venstre side og klikke på ”Genindlæs konti” for at opdatere listen.

Nu skal du tilknytte hver linje i listen til højre til en konto i kERP. Du kan gøre det manuelt eller starte med at klikke på ”Automatisk mapning”, hvor systemet forsøger at matche konti automatisk baseret på kendte kontoplaner.

Hvis din CSV-fil indeholder momsoplysninger, vises også en liste over de momsstandarder, systemet fandt. Her skal du angive, hvilken momsstandard i kERP de skal matche.

Indlæs til kassekladde

Når alle konti og momsstandarder er korrekt mappet, klikker du på ”Indlæs til kassekladde”.

Importen starter, og afhængig af filens størrelse kan det tage lidt tid. Hent evt. en kop kaffe og genindlæs siden senere. Øverst på siden kan du følge status – når den skifter fra ”Under indlæsning” til ”Indlæst”, er processen færdig.

Resultatet vises under ”Notater”, hvor du kan se:

• Hvor mange kassekladder der blev oprettet
• Hvor mange af disse der kunne bogføres automatisk (hvis valgt)